Re: [IP-OA_Forum] Frage über Kosten(-unter-)arten für Open Access

From: "Barbers, Irene" <i.barbers@fz-juelich.de>
To: Expertenforum für die Informationsplattform Open Access (http://open-access.net/) <ipoa-forum@lists.fu-berlin.de>
Date: Tue, 13 Oct 2020 07:23:26 +0000
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Subject: Re: [IP-OA_Forum] Frage über Kosten(-unter-)arten für Open Access

ein Praxisbeispiel aus dem Forschungszentrum Jülich: in unserem Buchungssystem werden neben der Kostenart für Literatur noch Buchungstexte als Untergliederung erfasst. Es gibt festgelegte, mit der Finanzabteilung abgesprochene Kürzel für z.B. gedruckte Bücher, E-Books, Zeitschriften, Transformationsgebühren und Publikationsgebühren. Die Rechnungen werden durch die Finanzabteilung elektronisch vorerfasst und bereits mit diesen Kürzeln versehen. Das klappt mehr oder weniger gut, da die Buchenden nicht unbedingt in der Lage sind, die Rechnungen inhaltlich zu erfassen bzw. die Unterart zu erkennen. Das funktioniert noch am ehesten dadurch, dass bestimmte Verlage erkannt werden. Die Fachkenntnisse, um bestimmte Schlüsselbegriffe zu erkennen, fehlen in der Finanzabteilung aber.

Entscheidend ist aber, dass wir alle Rechnungen zur fachlichen und sachlichen Prüfung im elektronischen Workflow vorgelegt bekommen und dann die Buchungstexte bei Bedarf korrigieren können. Vor der Einführung des elektronischen Workflows haben wir die Kürzel für die Buchungstexte handschriftlich auf den Rechnungen eingetragen und diese wurden dann von den Buchenden übernommen.

Eine feinere Unterteilung (Gold-APCs, Hybrid-Gebühren, Color Charges etc.) machen wir nur in unserem Repositorium, wo wir die Publikationsgebühren erfassen. Das wäre im Prinzip auch im Finanzsystem möglich, sehen wir aber derzeit nicht als notwendig an.

Ich hoffe, das hilft Ihnen bei Ihrer Frage weiter.

Mit besten Grüßen

Irene Barbers

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Irene Barbers

Forschungszentrum Jülich GmbH

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Von: Putnings, Markus [mailto:markus.putnings@fau.de]
Gesendet: Dienstag, 13. Oktober 2020 08:13
An: Expertenforum für die Informationsplattform Open Access (http://open-access.net/) <ipoa-forum@lists.fu-berlin.de>
Betreff: Re: [IP-OA_Forum] Frage über Kosten(-unter-)arten für Open Access

Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

vielen Dank für die Literaturtipps, aber noch einmal konkret nachgefragt: hat es irgendjemand konkret umgesetzt, mit feinerer Untergliederung?

Mir geht es darum, wie es in der Praxis ausgestaltet wird und v.a. wie es die Buchenden in der Praxis dann annehmen, ob man z.B. noch einmal nachgebessert hat, bspw. bei der Liste der Schlüsselbegriffe oder einer längeren Handreichung, mit der Veranstaltung von Schulungen zusammen mit der Haushaltsabteilung o.ä. Oder ob schlicht alles reibungslos geklappt hat, was natürlich der Idealfall wäre.

Ich habe als Tipp bekommen, dass es bei Fraunhofer ein ausgeklügeltes System von Kosten(-unter-)arten geben soll, ich frage hier nach.

Wie gesagt, falls darüber hinaus jemand Erfahrungen oder Materialien (Optimierung von Buchungstexten mittels einer Stichwortliste etc.) hat, gerne melden.

Mit freundlichen Grüßen und einen schönen, hoffentlich nicht allzu verregneten Tag

Markus Putnings

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Markus Putnings, Dipl. Wirt.-Inf.

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E-Mail: markus.putnings@fau.de | https://www.ub.fau.de

-----Ursprüngliche Nachricht-----
Von: Ferus Andreas <A.Ferus@akbild.ac.at>
Gesendet: Donnerstag, 8. Oktober 2020 13:35
An: "Expertenforum für die Informationsplattform Open Access (http://open-access.net/)" <ipoa-forum@lists.fu-berlin.de>
Betreff: Re: [IP-OA_Forum] Frage über Kosten(-unter-)arten für Open Access

Lieber Herr Putnings,

ein Blick hierein hilft auch vielleicht:

Austrian Transition to Open Access. (2020). Empfehlung zur Buchung von Open-Access-Publikationskosten. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.3945953

Mit lieben Grüßen,

Andreas Ferus

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ORCID: http://orcid.org/0000-0003-2509-0009

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-----Ursprüngliche Nachricht-----

Von: Heinz Pampel [mailto:heinz.pampel@os.helmholtz.de]

Gesendet: Donnerstag, 8. Oktober 2020 12:30

An: "Expertenforum für die Informationsplattform Open Access (http://open-access.net/)"

Betreff: Re: [IP-OA_Forum] Frage über Kosten(-unter-)arten für Open Access

Lieber Herr Putnings,

auf Seite 10 in

https://doi.org/10.2312/os.helmholtz.006

finden sich ein paar Vorschläge.

Vielleicht ist dies hilfreich.

Beste Grüße

Heinz Pampel

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Heinz Pampel

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Web: http://os.helmholtz.de

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> Am 08.10.2020 um 08:59 schrieb Putnings, Markus <markus.putnings@fau.de>:

> Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

> wir planen gerade zusammen mit der Haushaltsabteilung der Universität, weitere Kosten(-unter-)arten für Open Access einzuführen.

> Eine einzelne für Open Access allgemein haben ja viele (s. z.B. auch https://www.o-bib.de/article/view/5586/8071), samt Schlüsselbegriffe und Verweisformen.

> Hat irgendjemand eine noch feinere Unterteilung, z.B. je eine Kostenart für

> · Artikel: Gold APCs

> · Artikel: Hybrid APCs

> · Bücher: BPCs

> Falls ja, wie läuft es in der Praxis, „verstehen“ das die Buchenden bzw. können sie es unterscheiden, gab es Handreichungen dazu, Schlüsselbegriffe, nach denen die Buchenden auf der Rechnung Ausschau halten sollen oder ähnliches?

> Ich nutze gerne entsprechende etwaige Materialien nach – einfach persönlich zumailen, vielen Dank.

> Mit besten Grüßen

> Markus Putnings

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> Markus Putnings, Dipl. Wirt.-Inf.

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> Leitung FAU University Press / Leitung Referat

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