Re: [IP-OA_Forum] [EXT] Re: Erfassung aller Publikationskosten der eigenen Einrichtung

[Gernot Deinzer <gernot.deinzer@ur.de>]

Lieber Herr Pohlmann,

auch an der Universität Regensburg werden alle Rechnungen zu 
Publikationsgebühren von der zentralen Rechnungsstelle an die
Universitätsbibliothek zur Bearbeitung geleitet.
Im Normalfall gibt der/die Autor:in die E-Mailadresse des OA-Teams für 
die Rechnung an. Forschende sind dazu von der Universitätsleitung 
aufgefordert. Zusätzlich hat die Verwaltung analog zu dem Vorgehen in 
Jülich eine Liste mit Verlagen und Stichworten bekommen. Das klappt sehr 
gut.
Vorher hatten wir Kostenarten für Publiaktionsgebühren eingeführt. Die 
Zuordnung war nicht sehr zuverlässig.

Die Kostendaten sowie die Rechnungen werden bei uns im Repositorium 
gespeichert, siehe auch den Vortrag "Alles im Blick bei der 
Open-Access-Transformation? Wie Repositorien helfen können" (Folien 
unter https://doi.org/10.5283/epub.52447 )

Die Liste mit Verlagen sowie die Metadaten für die Kosten können wir 
gerne zur Verfügung stellen.

Viele Grüße
Gernot Deinzer




On 21.06.22 14:27, Barbers, Irene wrote:
> Lieber Herr Pohlmann,
>
> im Forschungszentrum Jülich gehen wir den Weg, dass die Bibliothek 
> sämtliche Rechnungen, die Publikationskosten betreffen, zur Bearbeitung 
> aus der Finanzabteilung erhält. Dabei ist es egal, welche Kostenstelle 
> letztendlich bezahlt.
> Publikationskosten werden bei uns zwar nicht als eigene Kostenart 
> geführt, erhalten aber einen speziellen Buchungstext, den wir in der 
> Bibliothek festlegen.
>
>
> Voraussetzung ist auch hier, dass die Rechnungen vorab richtig erkannt 
> werden. Dazu haben wir der Finanzabteilung zum einen eine Liste der 
> einschlägigen Verlage = Lieferanten gegeben.
> Außerdem haben wir für die Kolleg*innen eine Liste mit Begriffen 
> bereitgestellt, die häufig auf den Rechnungen auftauchen. Darunter z.B. 
> Dinge wie „manuscript no.“ oder natürlich „OA Fee“ etc.
> Mit Hilfe dieser beiden Listen funktioniert es ziemlich gut, die weitaus 
> meisten Rechnungen zu Publikationskosten kommen seither bei uns an.
>
> Bei Interesse kann ich die Liste gerne zur Verfügung stellen.
>
> Beste Grüße
>
> Irene Barbers
>
> ---------
>
> Irene Barbers
>
> Forschungszentrum Jülich GmbH
>
> Zentralbibliothek / Central Library
>
> Fachbereichsleitung Literaturerwerbung / Head of Acquisitions
>
> Open Access Monitor
>
> 52425 Jülich
>
> +49-2461-612298
>
> i.barbers@fz-juelich.de <mailto:i.barbers@fz-juelich.de>
>
> www.fz-juelich.de/zb <https://www.fz-juelich.de/zb>
>
> www.open-access-monitor.de <http://www.open-access-monitor.de/>
>
>
> Sitz der Gesellschaft: Juelich
> Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Dueren Nr. HR B 3498
> Vorsitzender des Aufsichtsrats: MinDir Volker Rieke
> Geschaeftsfuehrung: Prof. Dr.-Ing. Wolfgang Marquardt (Vorsitzender),
> Karsten Beneke (stellv. Vorsitzender), Prof. Dr. Astrid Lambrecht,
> Prof. Dr. Frauke Melchior
>
> *Von:*Pohlmann, Tobias, Dr.-Ing. <pohlmann@bibliothek.uni-kassel.de>
> *Gesendet:* Dienstag, 21. Juni 2022 10:13
> *An:* 'ipoa-forum@lists.fu-berlin.de' <ipoa-forum@lists.fu-berlin.de>
> *Betreff:* [IP-OA_Forum] Erfassung aller Publikationskosten der eigenen 
> Einrichtung
>
> Liebe Kolleginnen und Kollegen,
>
> wir sind gerade dabei, im Rahmen der DFG-Förderung im Programm „Open 
> Access Publikationskosten“ die Führung einer Hochschulbibliografie 
> aufzubauen, in der wir auch die Publikationskosten erfassen. Wir prüfen 
> verschiedene Optionen, wie wir insbesondere die dezentralen 
> Publikationskosten, die nicht zentral von der UB, sondern von den 
> Fachbereichen bezahlt werden, möglichst umfassend ermitteln können. Eine 
> konkrete Idee wäre, eine eigene Kostenart für Publikationskosten 
> einzuführen, was aber zur Voraussetzung hätte, dass die Finanzabteilung, 
> die die Rechnungen bezahlt, solche Rechnungen mit Publikationskosten 
> auch zuverlässig erkennt. Ich habe bei verschiedenen Gelegenheiten davon 
> gehört, dass andere Einrichtungen diesen Weg gehen, aber ich erinnere 
> mich leider nicht daran, welche. Macht jemand von Euch /  Ihnen das so 
> und wenn ja, funktioniert das gut bzw. welche Fallstricke und Probleme 
> gibt es ggf. damit? Ich würde mich über Rückmeldungen hier in der Liste 
> oder direkt an mich freuen.
>
> Vielen Dank und viele Grüße
>
> Tobias Pohlmann
>
> --
>
> Dr. Tobias Pohlmann
>
> Universitätsbibliothek Kassel - Landesbibliothek und Murhardsche 
> Bibliothek der Stadt Kassel
>
> Fachreferent für Architektur, Stadt- und Landschaftsplanung, 
> Bauingenieurwesen, Maschinenbau und Technik
>
> Open-Access-Beauftragter
>
> Diagonale 10
>
> 34127 Kassel
>
> Tel.: +49 561 804-2529
>
> ORCID iD iconorcid.org/0000-0003-0728-4213 
> <https://orcid.org/0000-0003-0728-4213>
>
> pohlmann@bibliothek.uni-kassel.de <mailto:pohlmann@bibliothek.uni-kassel.de>
>
> www.uni-kassel.de/ub/ <http://www.uni-kassel.de/ub/>
>
> www.uni-kassel.de/ub/ueber-uns/organisation/mitarbeiterseiten/dr-tobias-pohlmann 
> <https://www.uni-kassel.de/ub/ueber-uns/organisation/mitarbeiterseiten/dr-tobias-pohlmann>
>
> www.uni-kassel.de/ub/publizieren/open-access 
> <https://www.uni-kassel.de/ub/publizieren/open-access>
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